Содержание:
1. Общие положения регламента 1С
2. Термины, определения и сокращения в Регламенте
3. Описание требований, процессов, методов работы в Регламенте 1С
В предыдущей статье мы ознакомились с общим описанием подхода при создании Регламента. Теперь же рассмотрим непосредственно пошаговое написание регламента на примере Регламента бюджетирования денежных средств. Статья строится на одном из регламентов, разработанных консультантами Кодерлайна, а также на опыте создания большого количества подобных документов.
В самом начале считаю уместным напомнить, что дьявол кроется в деталях (об этом было много сказано в предыдущей статье), а незначительные, казалось бы, нюансы могут создать негативное впечатление при приеме работ Заказчиком. В данной статье я опять буду обращать внимание на такие «мелочи», имеющие высокую цену.
СОДЕРЖАНИЕ РЕГЛАМЕНТА
Наименование регламента
Структура регламента
Раздел 1. Общие положения
Раздел 2. Термины, определения и сокращения
Раздел 3. Описание требований, процессов, методов работы
· Цель процесса
· Исполнители процесса
· Ответственные за процесс
· Ответственность за актуализацию и изменения процессов
· Вход в процесс
· Срок выполнения процесса
· Функции / действия, выполняемые в рамках процесса
Раздел 4. Приложения
· Классификаторы и справочники
· Формы и правила оформления документов
· Схемы процессов
· Алгоритмы расчетов
· Таблицы ролей исполнителей процессов
НАИМЕНОВАНИЕ РЕГЛАМЕНТА
Здесь на 100% работает правило «Краткость – сестра таланта». Наименование должно быть кратким и емким: процесс, его основные объекты – все! Примеры:
Регламент бюджетирования
Регламент управления нормативно-справочной информацией
Регламент приема заявок от поставщиков с целью участия в закупочных процедурах.
СТРУКТУРА РЕГЛАМЕНТА
Как уже было сказано в предыдущей статье, структура – это базис всего Регламента. Хорошо продуманная структура – залог качественного Регламента.
1. Общие положения регламента 1С
Данный раздел лучше разбить на подразделы – так проще структурировать документ. Например:
1.1. Назначение документа;
1.2. Цели документа;
1.3. Задачи документа;
1.4. Область применения;
1.5. Период действия документа и порядок внесения изменений и дополнений.
2. Термины, определения и сокращения в Регламенте
Очень часто консультанты подходят к данному разделу достаточно формально, но такой подход может сыграть и злую шутку. Именно здесь спрятана одна из «мелочей» ценою в общее впечатление от документа.
К терминам и определениям, которые обязательно подать в данном разделе, относятся:
· термины, вводимые и используемые в Регламенте впервые (в предыдущей статье уже шла речь о «незанаучивании»; если очень хочется блеснуть своими знаниями терминов, лучше вынести их сюда, тем самым упростив текст для менее продвинутых специалистов);
· термины, используемые исключительно в рамках данного Регламента, в том числе, используемые для сокращения регламента, а вернее, его текста;
· общеупотребительные термины, смысл которых специализирован или изменен применительно к данной организации или данному процессу;
· общеупотребительные, но редко используемые термины, применяемые в Регламенте;
· общеупотребительные термины, если их определения необходимы для полноты и/или логической замкнутости словаря в целом или лучшего понимания других терминов.
Советую приводить термины в алфавитном порядке (бывает еще перечисления в порядке важности), т.к. это более удобно при обращении к разделу по мере чтения Регламента.
Термин должен выражаться в виде существительного в именительном падеже и единственном числе.
3. Описание требований, процессов, методов работы в Регламенте 1С
Для корректного описания процесса требуется указать основные моменты.
1) Цель процесса
Необходимо обозначить цель описываемого процесса. Например:
Цели процесса формирования консолидированного БДДС по Группе Компаний:
· Сбалансированное формирование Бюджета движения денежных средств ООО Группе Компаний для достижения целей, поставленных учредителями;
· Установление контроля над ликвидностью по Группе Компаний;
· Сокращение затрат по привлечению заемных денежных средств и увеличение доходности от использования собственных свободных денежных средств.
2) Исполнители процесса
Одно из важнейших предназначений регламента. Если указать конкретного исполнителя нельзя, то присваивается определенная роль. Например:
Настоящий документ обязателен к исполнению и распространяется на следующие подразделения и должностные лица ГК:
3) Ответственные за процесс
4) Ответственность за актуализацию и изменения процессов
5) Вход в процесс
Совокупность объектов, функций, которые предшествуют данному процессу.
6) Срок выполнения процесса
Данный параметр может задаваться как продолжительность с момента запуска процесса (рассматриваемый пример), а также как требуемое время завершения процесса, например:
· Не позднее 7 рабочего дня, следующего за отчетным
· 20 числа каждого месяца
7) Функции/действия, выполняемые в рамках процесса
Все функции и действия, описываемые в Регламенте, не должны противоречить другим внутренним документам, например, должностным инструкциям, положениям о подразделениях и т.д.
Функция должна описываться глаголом или отглагольным существительным (выберите единый стандарт на весь документ):
· Разрабатывает/разработка
· Планирует/планирование
· Предоставляет/предоставление
4. Приложения к регламенту 1С
В данном разделе приводится служебная и вспомогательная информация.
Классификаторы и справочники
Разработка классификаторов является очень важным моментом в создании Регламента. Советую подготовить Регламент, начиная именно с разработки классификаторов. От качественной проработки классификаторов зависит эффективность сбора и обработки информации, связанной с исполнением данного Регламента.
Формы и правила оформления документов
В данном приложении приводятся формы и инструкции по их заполнению
Схемы процессов
В этом приложении необходимо визуализировать Регламент. Размещайте схемы процесса для облегчения его восприятия. Если у Заказчика нет определенных требований к нотациям (языку схем), то советую использовать EPC или BPMN. Подробную информацию по нотациям можно посмотреть на сайте Кодерлайна – вебинар от Тараса Кирпикова «Схемы бизнес-процессов в различных нотациях»
Алгоритмы расчетов
Если Регламент задействован на алгоритмах расчета, то эти алгоритмы должны быть отдельно представлены и доходчиво объяснены.
Таблицы ролей исполнителей процессов
Это ролевая структура процесса, аналог знакомых для нас матриц ролей для настройки в системе. Именно по данному приложению можно приступать к настройке ролей в системе, когда Регламент будем накладывать на продукты 1С.
В следующей статье представлен пример Регламента.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Гнатенко Елена Анатольевна
