Содержание:
С разработкой регламентной базы консультанты Кодерлайна сталкиваются не часто, но подобные проекты бывают с определенной периодичностью. А если ты этого никогда не делал, то задача может напугать и оттолкнуть от выполнения.
Данная статья является первой из цикла, посвященного разработке регламента. Описывает общий подход к этом пугающему (только в первый раз) непонятностью действию.
1. Написание регламента
Все начинается со структуры Регламента, как в прочем, и любой другой документ. Всю структуру документа можно разделить на четыре крупных блока, которые по ходу разработки будет насыщаться и детализироваться информацией:
1. Для кого это нужно
2. Для чего это нужно
3. Какой результат должны получить
4. Каким образом достигаем цели
Структура Регламента – это его скелет, на который ты будешь наращивать все остальное тело документа. Поэтому с него и необходимо начинать.
Здесь помни, что все разделы должны быть однородными, в одной стилистке (начинаем или с существительного, или с глагольного существительного, или с глагола в определенном наклонении и т.п).
Как НЕЛЬЗЯ наименовать разделы:
· Порядок формирования БДДС ЦФО Главного инженера
· Как сформировать БДДС Управляющей компанией
· Формируем консолидированный БДДС по Группе компаний
После того, как сформирована структура документа и ты уже представляешь, чем будешь наполнять каждый из разделов Регламента, можно приступать непосредственно к его написанию. Здесь помни несколько общих, но важных правил:
2. Редакция Регламента
Ты написал текст Регламента, но еще рано говорить о готовности документа. Теперь его необходимо отшлифовать, а это сложнее, чем написать. Ты должен еще раз трезво оценить подготовленный материал, поправить неточности, исправить ошибки, сделать однообразным шрифт и так далее.
Орфографические и синтаксические ошибки
Ничто так не дешевит документ, как наличие ошибок и небрежная подача в части оформления текста (разнородный текст, разные интервалы доступа и т.п.). Даже если Регламент содержательно проработан на 100%, орфографические ошибки нанесут ему удар мощностью атомной бомбы. А казалось бы, «мелочь».
Лишнее
Первый вариант текста – это поток сознания. Потоками надо управлять. Поэтому, перечитывай текст документа и одновременно спрашивай себя: «Что можно сократить без ущерба качеству (НЕ ОБЪЕМУ!!!) текста?». Например:
· Казначей выполняет согласование реестра платежей
Меняем на текст:
· Казначей согласовывает реестр платежей
Смысл остался тем же, но воспринимается гораздо проще.
Старайся максимально исключить размытые формулировки, делай их четкими, конкретными. Полностью исключай повтор информации.
Для исполнения данной рекомендации – доверяй своей интуиции и опыту работы в 1С, вспоминай по предыдущему опыту как сложно автоматизировать хаос, сколько нервов и неэффективных часов ты потратил при работе с Заказчиком, у которого отсутствуют или не проработаны регламенты.
Структура
Еще раз проходимся по структуре документа. Проверь деление на абзацы. Добавь подразделы к существующей структуре, если считаешь это более удобным для восприятия документа пользователем.
Упущенное
С первого раза продумать все достаточно сложно. Поэтому используй уникальный багаж в виде опыта работы с 1С, вспоминай все свои проекты, которые связаны с автоматизацией процесса, описываемого в регламенте.
Например, ты вспоминаешь, как Заказчик настойчиво мучал тебя вопросом «А кто должен создавать Авансовый отчет в системе? Бухгалтер или командировочный?». Тебе, как настройщику 1С вообще все равно кто там его создает. Главное для тебя – отрабатывает система корректно или нет. Это задача автоматизатора. Кто конкретно должен заполнять в системе этот авансовый отчет – внутреннее методологическое решение, которое Заказчик сам не знает. О Боже! И в твоем регламенте этого методологического решения нет! Отлично. Ты нашел пробел в регламенте и добавляешь еще один раздел Регламента: Матрица распределения ответственности (матрица ролей). Упущенное – восстановлено! С твоим Регламентом коллегам – автоматизаторам одно удовольствие будет работать)))
3. Готовый Регламент
Регламент готов и отредактирован. Теперь тебе надо проверить как размещается текст, не съехали поля и разделы. Помни – ты создаешь продукт, который должен быть на высшем уровне как по содержанию, так и по форме!
Убедился, что все красиво – распечатывай на цветном принтере, сшивай документ, сохраняй на электронный носитель. Заказчику передай в двух видах – красивый сброшюрованный документ и его электронную версию. Это еще одна «мелочь», которая придаст солидности твоей сложной работе. Простым действием зарабатывай дополнительные очки в глазах Заказчика. Ты должен добиться эффекта, когда документ приятно брать в руки и с ним не хочется расставаться – читать бы и читать))))
ЛАЙФХАКИ ОТ ГНАТЕНКО
РЕЗЮМИРУЕМ ДАННУЮ СТАТЬЮ
Главное при подготовке регламента – логика и здравый смысл.
Уважай своего Заказчика. И тебе воздастся в виде проекта по автоматизации самолично разработанного регламента на платформе 1С.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Гнатенко Елена Анатольевна
