Содержание:
1. Выдача денежных средств в подотчет
1. Выдача денежных средств в подотчет
Рассмотрим, как оформить авансовый отчет в программе 1С:Бухгалтерия 8.3. Для этого используем реальную ситуацию: направляем работника в командировку, он получил в кассе средства и по прибытии отчитался за расходование средств.
Итак, нам нужен пункт меню: «Банки и касса», далее «Кассовые документы».
Здесь мы выдаем сотруднику денежные средства в подотчет, для этого нужно нажать «- Выдача».
И после этого заполнить документ «Выдача наличных». Здесь мы выбираем юридическое лицо, от которого выдаются денежные средства, указываем вид операции для выдачи денежных средств в подотчет «Выдача подотчетному лицу». Ниже указываем получателя и заполняем основание для выдачи денежных средств.
Выдача денежных средств должна быть оформлена от того же юридического лица, от которого оформлен командировочных приказ (получатель обязательно должен быть сотрудником этой же организации).
После того как мы оформили и провели документ, мы можем распечатать документ расходный кассовый ордер. В нем будет указано основание выдачи:
После проведения документа мы можем посмотреть результат отражения в оборотно-сальдовой ведомости в 1С по счету 71.01. На сумму документа будут сформированы проводки: Дт71.01 - Кт50.01 – расход из кассы.
2. Правильный авансовый отчет
После этого мы можем перейти в пункт меню «Авансовые отчеты» в 1С 8.3 раздела «Банк и касса» и оформить авансовый отчет по документам подтверждения расходов. Мы выбираем организацию, от которой была оформлена выдача наличных, подотчетное лицо и указываем «Склад» (это обязательный реквизит договора, для оформления документов по приобретению товаров).
Здесь мы указываем документ на аванс, по которому мы будем отчитываться. Отчитываться мы будем на вкладках «Товары», «Возвратная тара», «Оплата» или «Прочее».
Обратите внимание, что на вкладке «Авансы» обязательно нужно указать документ, прежде чем мы перейдем к другим вкладкам. Итак, мы указали документ аванса:
Теперь можем перейти к авансовому отчету. Во вкладке «Прочее» укажем, что мы приобрели железнодорожный билет:
И запасные части для производственной линии на вкладке «Товары»:
При этом общая сумма расходов будет меньше, чем сумма, выданная в подотчет. Мы сможем посмотреть это в оборотно-сальдовой ведомости:
На остаток денежных средств в подотчете мы можем оформить документ «Поступление наличных». Для этого нам нужно зайти в список авансовых отчетов и на основании нашего правильного авансового отчета ввести документ «Поступление наличных»:
При этом программа автоматически рассчитает остатки по всем документам авансов, которые указаны на вкладке «Авансы» документа «Авансовый отчет», и самостоятельно заполнит документ:
После проведения документа данные отразятся в оборотно-сальдовой ведомости и на счет 71.1 по нашему подотчетному лицу будут сформированы соответствующие проводки.
Таким образом происходит оформление авансового отчета в программе «1С:Бухгалтерия 8.3». Если у вас остались вопросы по оформлению операций выдачи денежных средств в подотчет и документов по расходам денежных средств, то вы можете обратиться в компанию «Koderline».
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Никита Егоров.
