Содержание:
1. В каких случаях отсутствует возможности приложить подтверждающие документы к авансовому отчету. Примеры.
2. Расчеты с подотчетными лицами в 1С:ERP
Примеры отсутствия возможности приложить подтверждающие документы к авансовому отчету
Авансовый отчет представляет собой документ, где отражаются расходы организации, поэтому авансовый отчет становится объектом проверки аудиторов или налогового инспектора.
При оформлении авансового отчета ответственное лицо всегда руководствовалось Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, где была утверждена форма авансового отчета (форма № АО-1).
Однако с 2013 года были внесены изменения в нормативные документы, где было отменено обязательное применение унифицированной формы АО-1. На сегодняшний день многие организации продолжают использовать старый бланк для оформления документа «Авансовый отчет», где заполняются две стороны печатной формы: титульная сторона и оборотная сторона.
При оформлении авансового отчета есть случаи, когда сотрудник в силу объективной причины не может приложить документы к отчету, которые подтверждают эти расходы:
1.
Допустим компания принимала участие в форуме, и во время транспортировки к месту демонстрации выставочный экземпляр оборудования был поврежден. Сотрудник компании поставил в известность свое руководство. И для устранения неисправности сотрудник получил разрешение заплатить наличные деньги стороннему специалисту. Сотрудник написал служебную записку о том, куда были потрачены деньги, добавив сумму по НДФЛ и отразил в служебной записке, что документы были потеряны. Расход, отраженный в авансовом отчете, не может быть принят компанией для уменьшения прибыли, так как нет подтверждающих документов. В этом случае деньги, выплаченные сотруднику, считаются его доходом, с которых надо удержать НДФЛ.
2.
Вот еще такой случай, когда сотрудник получил деньги на покупку канцелярских товаров. Товары сотрудник принес, все канцелярские товары оприходованы на складе, а вот предоставить чек на их приобретение он не может, так как чек был утерян. В этом случае с подотчетных сумм исчисляется НДФЛ подотчетного лица, организация платит страховые взносы за счет собственных средств, и при этом бухгалтер не может учитывать расходы на покупку канцелярских товаров для уменьшения налогооблагаемой базы.
3.
Компания проводит встречу с фуршетом для партнеров, которых может заинтересовать деятельность компании. Для проведения данного мероприятия подотчетным лицом была произведена закупка продуктов и напитков, что и было отражено в авансовом отчете сотрудника. В этом случае Компания не сможет отнести такую покупку на расходы, уменьшающих налог на прибыль. Что можно сделать – это надо написать приказ о проведении мероприятия, и расходы будут считаться представительскими или сделать приказ на списание таких расходов как затраты на рекламу.
При формировании авансового отчета, если на все расходы есть документы, подтверждающие эти расходы, и именно эти затраты принесут прибыль организации в будущем, то эти расходы могут быть приняты организацией для уменьшения прибыли.
Расчеты с подотчетными лицами в 1С:ERP
Чтобы выдать наличные или безналичные денежные средства подотчетному лицу, необходимо оформить документ «Расходный кассовый ордер» (Дт 71.01 – Кт 50.01) или документ «Списание безналичных ДС» (Дт 71.01 – Кт 51) с обязательным выбором вида операции «Выдача подотчетнику», и эти денежные средства могут быть потрачены на любые цели.
Подотчетное лицо отражает все расходы в документе «Авансовый отчет» в табличных частях раздела «Расходы» и раздела «Оплата поставщикам».
Чтобы отразить операцию по закупке ТМЦ, надо оформить документ «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Закупка через подотчетное лицо», где будут сформированы проводки по поступлению ТМЦ на склад (Дт 10, 41 – Кт 71.01).
Для отражения представительских, а также прочих расходов (Дт 25, 26, 44 – Кт 71.01) необходимо оформить документ «Поступление товаров и услуг» с обязательным указанием вида операции «Закупка через подотчетное лицо».
Используя документ «Поступление услуг и прочих активов» с обязательным выбором вида операции «Закупка через подотчетное лицо», можно отразить в системе операцию по приобретению внеоборотных и нематериальных активов или отразить прочие услуги.
И в документе «Поступление товаров и услуг», и в документе «Поступление услуг и прочих активов» есть возможность вывести на печать форму АО-1.
Реализована возможность двухэтапного ввода информации об израсходованных суммах. В связи с этим для документа «Авансовый отчет» используется статусы: «Подготовлено» и «Утверждено». Использование статусов определяется функциональной опцией при настройке системы.
Елена Черненко
консультант-аналитик компании ООО “Кодерлайн”, сертифицированный специалист 1С.
