Содержание:
1. Организация работы электронных документов
2. Электронный документооборот 1С 8.3 — достоинства сервиса
1. Организация работы электронных документов
В современном мире предприятия стараются использовать время работников эффективнее и уйти от бумажных документов. Есть много сервисов электронного документооборота (ЭДО), но наиболее популярный сервис ЭДО 1С 8.3. Система именуется «1С-ЭДО», и она встроена в такие конфигурации:
• 1С:Бухгалтерия 8, ред. 2.0 и 3.0
• 1C:Управление нашей фирмой
• 1C:Управление холдингом
• 1С:Управление торговлей 8, ред. 11
• 1С:Комплексная автоматизация 8 ред. 2.0
• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 2.0
• 1С:Управление производственным предприятием
• 1C:ERP Управление предприятием
• 1С:Розница 8, ред. 2.2.
2. Электронный документооборот 1С 8.3 — достоинства сервиса
Система «1С-ЭДО» имеет множество функций, которые помогают упростить обмен документами (например, подписать договор между контрагентами).
Важные функции системы:
• Одна кнопка «умеет» формировать и сразу отправлять документ.
• Много типов первичных документов предприятия для обмена, например, накладные, акты, счета и т. д.
• Операторы обеспечивают вам электронную доставку документов адресату согласно нормативных актов.
• Входящие документы загрузятся без сторонней помощи, на основании электронных документов. Потом их надо провести ответственному сотруднику.
• Количество пользователей неограниченно, нужно иметь только сертификаты ключа квалифицированной электронной подписи.
• Обмен документами органично встроен во внутренний документооборот организации.
• 1С Электронными документами допускается отвечать на запросы ФНС посредством сервиса "1С-Отчетность".
• Для подписания документов подойдет сертификат ключа квалифицированной электронной подписи (ЭП), выданный любым на выбор удостоверяющим центром.
И это только некоторые из возможных функций ЭДО 1С 8.3.
«Почему именно эта система?», - спросите Вы. Обратим внимание, например, на некоторые преимущества:
• Обмен 1С электронными документами встроен непосредственно в 1С и не требует дополнительной интеграции или импорта.
• Наличие разграничения доступа: функция подготовки и последующее подписание документов могут быть разделены.
• Руководитель может подписать электронной подписью целую группу документов.
• Алгоритм организации работы с электронными документами внесен в саму 1С.
• Архив 1С электронных документов - часть программы "1С:Предприятия". При создании резервной копии рабочей базы можно сделать сразу копию электронного архива.
3. 1С-ЭДО: работа с сервисом
Рассмотрим пример подсоединение ЭДО в ПП «1С:Управление нашей фирмой» 8.
Чтобы начать пользоваться этой системы, достаточно переключиться в настройки конфигурации и выбрать соответствующий пункт. В нашей ситуации это - раздел «Компания», пункт «Обмен электронными документами».
В открывшемся меню предоставляется выбор, какой именно обмен мы хотим настроить. Следует выбрать «Обмен с контрагентами». В открывшемся меню, настраиваем необходимые значения для корректной работы ЭДО 1С 8.3.
Лично для меня один из весомых плюсов системы «1С: ЭДО» - это возможность настроить автоматическое отправление и получение документов в системе. Согласитесь, это очень удобно.
Уже после установки флажка «Обмен с контрагентами», в подсистеме «Компания» у нас появляется новый раздел связанный с ЭДО 1С 8.3.
Например, «Архив ЭДО» - это архив электронных документов, позволяющий хранить историю обмена. Очень полезный пункт в этом разделе.
Пункт «Текущие дела ЭДО» позволяет работать с большим массивом документов и их статусами (отправить, согласовать, подтвердить и т.д.).
«Номенклатура поставщиков» - удобный регистр, который позволяет сопоставить номенклатуры поставщиков с Вашей номенклатурой в базе при создании новых документов.
К примеру, поставщик прислал 1С электронный документ, накладную со своим списком номенклатуры. И вот при создании документа с помощью сервиса, автоматически сопоставятся номенклатуры.
И последний пункт «Произвольные документы». В нем содержатся данные различных типов документов, которые вы отправляли поставщику или покупателю для согласования. И Вы всегда сможете просмотреть любой документ из отправленных или принятых Вами. Этот механизм очень удобный для проверки правильности оприходования товаров.
Можно долго рассказывать про эту систему, но лучше начать ею пользоваться и ускорить работу предприятия. Компания начнет работать намного эффективнее, когда прекратит работу с бумажными документами и перейдет на электронные документы.
А настройку ЭДО лучше доверить специалистам, которые настроят систему быстро и правильно.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Олег Мороз.
