Содержание:
1. Пример использования ЭДО между юридическими лицами
2. Соглашение об электронном документообороте
3. Формат электронной документации
4. Электронная подпись для ЭДО
1. Пример использования ЭДО между юридическими лицами
В данной статье будет описано, как происходит электронный документооборот между юридическими лицами в системе 1С. Также будут приведены особенности электронного документооборота: как составляется соглашение, какие в нём данные и для чего нужны, способы работы электронной подписи для ЭДО и так далее. А также будет рассказано о преимуществах электронного документооборота.
Сейчас, когда многие виды деятельности переходят на дистанционную работу, как никогда со стороны компаний становится актуальным переход на электронный документооборот. Такой вид обращения с документами также подразумевает разделение на внутренний и внешний.
Пусть необходимо создать некоторое соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами, тогда у нас есть два варианта для решения данной задачи:
1. Такое соглашение по обмену документами в электронном виде не обязательно должно содержать пункт по подключению оператора ЭДО, также может быть допущено задействование некачественных сертификатов для подписи, из-за этого могут возникнуть некоторые ограничения. Одним из таких ограничений, собственно – главным, будет обмен электронными документами, которые имеют требование по передаче лишь при помощи услуг операторов. Например, таким документом является счёт-фактура.
2. Следующий вариант – это полное заключение соглашения и, при этом, регистрация электронных документов через оператора. При подписании такого соглашения об ЭДО, юридические лица соглашаются с законами по правилам обмена документами, а также подтверждает юридическую силу всех электронных документов, которые будут подписаны. Но, учитывая все нормы, компания обязана прописать все правила по учёту электронных документов, а именно:
· Виды форм электронных документов;
· Правила хранения документов в электронном виде;
· Все объёмы электронного документооборота;
· Возможные ситуации, когда документация подлежит оформлению и отправке только в бумажном виде.
Такие действия подчиняются Федеральному закону от 06.12.2011 №402-ФЗ.
2. Соглашение об электронном документообороте
Стоит отметить, что обязательно необходимо оформлять соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами, так как данный документ подтверждает согласие обеих сторон на ведение документации в цифровом формате, описывает все стороны обмена, а также проставления подписей. В соглашении об электронном документообороте также могут содержаться форматы документации, сроки хранения и сроки уничтожения.
3. Формат электронной документации
В пункте соглашения по электронному документообороту должны быть прописаны возможные форматы электронной документации. Стоит отметить, что компания может сама создать формат документацию, если она бумажная, согласно 4-му пункту 9-й статье закона №402-ФЗ. Но, в случае обмена цифровыми документами, необходимо ориентироваться на приказ ФНС от 21.03.2012 №ММВ-7-6/172, где прописан формат электронной документации.
4. Электронная подпись для ЭДО
Есть три основных формы электронной подписи в системе электронного документооборота, а именно:
· Обычная электронная подпись для ЭДО – это специальные связки из логинов, паролей, кодировок и иных вариаций по идентификации. В такой вариации электронной подписи нет определения личности того, кто подписывал;
· Неквалифицированная электронная подпись – это некоторая информация, которая была зашифрована, при помощи хеширования, данная процедура может помочь определить личность того, кто оставил подпись. Для использования этого вида цифровой подписи нужен ключ, а также особое программное обеспечение;
· Усиленная квалифицированная электронная подпись для ЭДО – можно считать тем же, что печать и подпись на бумажной документации. Чтобы воспользоваться данным видом подписи, нужно обратиться в аккредитованный центр сертификации. В таком случае, электронную подпись можно считать одобренной государством.
В данной статье было описано, как пользоваться электронным документооборотом юридическим лицам, какие у него преимущества, а также – как заключается соглашение между компаниями для пользования электронной документацией и какие виды электронных цифровых подписей существуют.
Специалист компании «Кодерлайн»
Айдар Фархутдинов
