Содержание:
- Как происходит компенсация расходов на командировку
- Выдача аванса подотчетному лицу
- Оформление авансового отчета по командировке в 1С
1. Как происходит компенсация расходов на командировку
Компенсация расходов на командировку для сотрудников включает проезд, оплату за жилье и дополнительные расходы – суточные для оплаты питания.
Бухгалтер оформляет все командировочные расходы в авансовом отчете.
Обычно перед поездкой выдается сумма под отчет сотруднику. По приезду он отчитывается о потраченной сумме, т.е. передает в бухгалтерию билеты (чеки) об оплате за проезд, квитанции об оплате за жилье.
Размер суточных для работника в командировке устанавливается совместным соглашением либо местным нормативным документом. Суточные расходы в командировке выплачиваются за каждый день командировки, включая дни пути, а также за выходные и нерабочие (праздничные дни). Если сотрудник имеет возможность в любой период приезжать обратно в место своего обычного проживания, то суточные не компенсируются.
Рассмотрим, как командировка оформляется в 1С 8 "Бухгалтерия" 3.0.
2. Выдача аванса подотчетному лицу
Аванс подотчетному лицу может быть выдан наличными.
Рис. 1 Выдача аванса подотчетному лицу наличными
При этом формируется проводка:
Рис. 2 Проводка для выдачи аванса подотчетному лицу
Также аванс может быть перечислен на банковскую карту сотрудника.
Рис.3 Перечисление аванса подотчетному лицу на карту
При перечислении на карту сотрудника подотчетных средств в 1С 8 "Бухгалтерия" редакции 3.0 формируется проводка:
Рис. 4 Проводка при перечислении аванса подотчетному лицу на карту
После того как работник возвращается из командировки и передает бухгалтеру документы, подтверждающие его расходы, в 1С:Бухгалтерия редакции 3.0 оформляется авансовый отчет.
3. Оформление авансового отчета по командировке в 1С
Меню «Банк и касса 1 Авансовые отчеты».
Рис. 5 Авансовый отчет в 1С 8 Бухгалтерия 3.0
Жмем «Создать». Видом операции выбираем «Авансовый отчет» (вид операции «Авансовый отчет по командировке» в 1С:Бухгалтерия необходим только для упрощенного учета).
На вкладке «Авансы» добавляем документы, с помощью которых были получены сотрудником подотчетные денежные средства:
Рис. 6 Документы для получения подотчетных денежных средств в 1С 8 "Бухгалтерия" 3.0
Вкладка «товары» заполняется в случае если сотрудником приобретались какие-либо товары/материалы или услуги.
Рис. 7 Товары в Авансовом отчете в 1С 8 "Бухгалтерия" 3.0
Закладка «Оплата» в 1С:Бухгалтерия, ред. 3.0 заполняется в случае оплаты/погашения задолженности контрагенту. В этом случае сотрудник предъявляет приходно-кассовый ордер той организации, которая получила от него денежные средства.
Рис. 8 Оплата в Авансовом отчете в 1С 8 Бухгалтерия 3.0
На закладке «Прочее» заполняются командировочные расходы сотрудников.
Рис. 10 Заполнение командировочных расходов сотрудников в 1С 8 "Бухгалтерия" 3.0
После проведения нашего документа образуются проводки:
Рис. 11 Проводки Авансового отчета в 1С 8 "Бухгалтерия" 3.0
После заполнения авансового отчета по командировке, можно увидеть сколько осталось у сотрудника подотчетных денежных средств организации.
Если у сотрудника остался излишек денежных средств, то он должен их вернуть организации, если же у него образовалась переплата, то организация возмещает ему излишне потраченные средства.
Данную информацию можно увидеть, если сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 в 1С 8 "Бухгалтерия", ред. 3.0.
Рис. 12 Оборотно-сальдовая ведомость в 1С 8 Бухгалтерия 3.0
Специалист компании «Кодерлайн»
Раиля Залипская
