Содержание:

По регламенту документы, которые уже вышли из оперативной работы, отправляются в архивное хранение. Рассмотрим, как происходит этот процесс в ПП 1С:Документооборот 8.3.   

1.    Формируем дело в ПП «1С:Документооборот 8.3»

В первую очередь мы с вами должны сформировать дело. В ПП «1С:Документооборот 8.3» это делается с помощью справочника «Дела (тома)».

Электронная карточка дела содержит такие сведения:

·         наименование по номенклатуре дел;

·         номер тома;

·         период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;

·         количество листов;

·         место хранения 1С.

Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.

Поле «Место хранения 1С» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.

Номенклатура дел выбирается из справочника «Номенклатура дел», в который можно попасть из «Нормативно справочная информация» – «Номенклатура дел».

Этот справочник служит для классификации дел, что позволяет рационально организовать работу с документами в 1С:

·                    группировать документы в дела по определенной системе классификации, что обеспечивает их сохранность и оперативность поиска;

·                    присваивать регистрационный номер в 1С согласно разработанной классификации и индексам дел;

·                    отбирать дела для передачи на архивное хранение;

·                    отбирать дела с истекшим сроком хранения для дальнейшего их уничтожения;

·                    учет дел временных сроков хранения.

В карточке «Номенклатура дел» мы можем указать:

·         Индекс.

·         Год, к которому она относится.

·         Организация.

·         Заголовок.

·         Раздел.

·         Категорию (хранения).

·         Срок хранения.

На вкладке «Дела (тома)» мы можем видеть, какие дела у нас имеют данную категорию.

И на вкладке «Протокол работы» мы можем видеть, кто у нас работал.

Ознакомившись с настройками, давайте передадим 1 дело в архив в 1С. 

2.    Порядок передачи дела в архив

Для этого откроем дело «Переписка о финансово-хозяйственной деятельности».

Проставим признак «Дело закрыто».

Создадим на основании «Передача дел в архив 1С».

Как вы видите, все заполнилось автоматически. Остается только нажать «Записать и закрыть».

Сделаем настройки в журнале 1С, чтобы видно было дела в архиве. И видим, что наше дело поместилось в архив.

Вот мы и освоили передачу дел в архив в 1С:Документооборот.

Специалист компании ООО «Кодерлайн»

Алексеев Александр