В 1С:8 ERP имеется две схемы учета внеоборотных активов: «старая» версия 2.2 и новая схема, появившаяся в версии 2.4. Отличий много. Одним из основных плюсов является возможность использовать объекты подсистемы в управленческом учете. С помощью документов по учету основных средств (ОС) можно отражать операции не только в регламентированном, но и управленческом учете.

Для настройки использования новой схемы необходимо в разделе «НСИ и администрирование» зайти на вкладку «Внеоборотные активы» и выбрать «Учет внеоборотных активов «по версии 2.4». Внизу появится соответствующий раздел «Внеоборотные активы (версия 2.4).

Давайте рассмотрим более подробно новую схему учета.  

1.    Справочник «Основные средства»

Перед тем как принять к учету основное средство, необходимо убедиться, что оно есть в справочнике «Основные средства» (в конфигураторе «Объекты-эксплуатации»). Если его нет, то его нужно добавить (создать новое основное средство). Для этого необходимо зайти в раздел «Внеоборотные активы» и выбрать «Основные средства», в открывшемся окне нажать кнопку «Создать».

В карточке основного средства необходимо заполнить соответствующие данные в ячейках, например, наименование основного средства, группу учета ОС и т.д.

Для сохранения и записи введенной информации – нажать кнопку «Записать и закрыть».  

2.    Поступление основных средств в 1С

Оформить поступление основных средств в 1С возможно двумя способами:

1. Создать документ «Приобретение товаров и услуг». Затем оформить документ «Внутреннее потребление товаров» с видом операции «Списание на расходы», указав статью расхода с вариантом разнесения «На внеоборотные активы», списав на расходы.

2. Создать документ «Приобретение услуг и прочих активов», выбрав необходимую статью расхода. В этом случае второй документ не оформляется, что сокращает трудозатраты. В аналитике указываем основное средство, которое мы завели в справочнике «Основные средства».  

3. Принятие к учету Основных средств 1С

В новой версии учета внеоборотных активов принятие к учету основных средств в 1С оформляется одноименным документом, в котором и задаются правила отражения как в регламентированном учете, так и в управленческом. Причем правила могут отличаться.

В зависимости от реквизита «Принятие к учету в:» меняется состав реквизитов для заполнения и внешний вид документа.  

4. Способы начисления амортизации по основным средствам

Амортизация основных средств создается автоматически по регламентной операции при закрытии месяца. При этом сумма данной операции может различаться. Для разных видов учета и внутри регламентного учета могут отличаться суммы по налоговому и бухгалтерскому учету. Но мы можем и предварительно оценить правильность начисления амортизации, вручную создав документ «Амортизация и износ ОС». При создании документа указываем организацию и месяц, за который начисляем амортизация. И формируем номер пакета основных средств, для которых выполняется амортизация (выполняется автоматически командой «Рассчитать номера пакетов»).  

5. Выбытие ОС

Для оформления операции выбытия ОС или ликвидации основных средств необходимо создать документ «Списание ОС». Аналогично документу «Принятие к учету» возможно отразить операцию выбытия/ликвидации в разных контурах учета. После проведения документа поступление на склад ТМЦ, указанных на вкладке «Приходуемые материальные ценности», оформляется документом «Прочее поступление товаров». 

6. Инвентаризация ОС

Для проведения инвентаризации ОС в системе предназначен документ «Инвентаризация ОС». Таблица документа Инвентаризация ОС содержит три закладки: «Основное», «Основные средства», «Инвентаризационная комиссия». На вкладке «Инвентаризационная комиссия», используя кнопку «Добавить», выбираем членов комиссии из справочника Физические лица.  Флажком отмечается сотрудник, который будет назначен в качестве председателя инвентаризационной комиссии.

Затем необходимо заполнить вкладку «Основное». Перейдя на вкладку «Основные средства» можно выбрать ОС вручную через кнопку «Добавить» или «Подобрать», либо через кнопку «Заполнить» заполнить по остаткам ОС.

После заполнения закладок, используя кнопку Печать, можно создать печатный вид Приказа о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-22).

Вкладка «Основные средства» заполняется автоматически при нажатии кнопки «Заполнить», расположенной над табличной частью. При заполнении происходит анализ остатков основных средств на момент проведения инвентаризации по указанному МОЛ и подразделению организации. Потом выводятся в табличную часть наименование ОС, инвентарный номер, стоимость.

При заполнении документа по умолчанию устанавливаются флаги «Наличие по данным учета», «Фактическое наличие»:

· Если в момент проведения инвентаризации какой-то объект не обнаружен, то флаг «Фактическое наличие» снимается.

· Если обнаружен объект, неотраженный в учете, то он заносится в табличную часть по кнопке «Добавить» и с него снимается флаг «Наличие по данным учета».

Из документа Инвентаризация ОС распечатывается типовая форма Инвентаризационная опись ОС (форма №ИНВ-1).

Если по итогам инвентаризации были обнаружены расхождения между учетными и фактическими данными, то нужно сделать сличительную ведомость по форме ИНВ-18.

Если по итогам инвентаризации найдены излишки, то для создания документа «Принятие к учету ОС», используется кнопка «Создать на основании». Далее выбрать «Принятие к учету ОС».

Во время инвентаризации может быть установлена недостача объекта ОС. В этом случае необходимо ввести операцию по списанию основного средства. Документ «Списание ОС» создается по кнопке «Создать на основании».

Кроме операций оприходования излишков и списания недостач в версии 2.4 появилась возможность сделать переоценку ОС (если отражено расхождение стоимости).

Конечно, есть еще много нюансов в учете внеоборотных активов и способов начисления и амортизации основных средств. Например, когда основное средство собирается из нескольких комплектующих, осуществляется модернизация ОС в 1С и начисление амортизации после модернизации, изменение параметров и состояния ОС, учет лизинговых ОС и многое другое. Поэтому этот участок учета требует особого внимания и детальной проработки. Если вы столкнулись с проблемой в учете основных средств, то оставляйте заявку на нашем сайте, и мы вам обязательно поможем!

Специалист компании ООО «Кодерлайн» 

Сергей Меняйлов.