Особенности бюджетирования в конфигурациях «1С:Управление холдингом» и «1С:ERP Управление предприятием»

Конфигурации «1С:Управление холдингом» и «1С:ERP Управление предприятием» сближает возможность ведения с их помощью консолидированной отчетности и централизованного финансового управления (бюджетирования и казначейства), управления договорами и закупками, управления инвестиционными проектами, а также функции бизнес-анализа. При этом конфигурации используют разные информационные источники. Технические решения и соответствующая им архитектура конфигураций отражаются на инструментах бизнес-процессов. В данной статье отражены особенности бюджетирования в конфигурациях «1С:Управление холдингом» и «1С:ERP Управление предприятием».  

Предметно функциональные возможности конфигураций разные

• УХ сконцентрировано на бухгалтерском и управленческом учете и централизации функций финансового планирования, в т.ч. через контроль закупок. Если сказать грубо, но образно, то УХ – это развитие возможностей БП в части финансового планирования и консолидации;

• ERP сосредоточено на учетно-аналитическом обеспечении производственной и торговой деятельности, в т.ч. первичного уровня, этому же подчинено бюджетное планирование и казначейство; финансовый учет не является отдельной разработкой ERP, используются решения БП, интегрированные в систему производственного документооборота. 

Конфигурации используют разные источники данных и способы их обработки

• В УХ возможно ведение учета и планирования нескольких организаций непосредственно в информационной базе, но для консолидированной отчетности, в т.ч. по МСФО, финансового планирования, казначейства, управления закупками, договорами и проектами. Возможно использование данных внешних информационных баз без выгрузки их в собственную информационную базу, используя отчеты и настройки синхронизации.

• В ERP также возможно ведение нескольких организаций в одной информационной базе, но интеграция с внешними информационными базами возможна только выгрузкой данных в общую информационную базу; используя данные своей базы возможна подготовка регламентной отчетности, консолидированной отчетности, в т.ч. по МСФО, и остальные учетно-аналитические функции производства и финансовой работы 

Различия в источниках и способах обработки данных внешних информационных баз определяют способы формирования сводных документов (отчетов, планов, бюджетов)

• В УХ центральным инструментом является отчет. Отчеты используются для бюджетирования, казначейства, закупок, сверки внутригрупповых оборотов, консолидации отчетности. Настройки отчетов включают инструменты интеграции внешних данных. Важное значение имеет настройка обмена информацией и синхронизации мета-данных на уровне информационной базы и отдельных отчетов.

• В ERP нет какого-то объекта, который бы определял существование и настройку остальных. Мета-данные и элементы выстраиваются и соотносятся друг с другом как части инструмента принятия решений. 

Выделенные характеристики определяют особенности бюджетирования в рассматриваемых конфигурациях

• В УХ получение данных внутренней и внешних баз производится через формирование отчета. Остальные мета-данные и механизмы функционально выстраиваются вокруг них. Справочники бюджетных строк, колонок и показателей формируются для каждого отчета отдельно.

• В ERP бюджетирование выполняется на основании данных, существующих или вводимых пользователями непосредственно в информационной базе. Справочники бюджетных строк, колонок и показателей являются общими, что есть следствием охвата всех компаний и бизнес-процессов группы в одной информационной системе.

• Приведенные общие особенности бюджетирования в рассматриваемых конфигурациях отражаются в настройке и формировании бюджетов

В обеих конфигурациях для разделения бюджетов по вариантам данных используется инструмент «Сценарии»

• В УХ сценарий используется для выделения плановых и/или фактических данных, краткосрочных и/или долгосрочных горизонтов планирования, в соответствии со сценариями ассоциирована вся информация базы. Применение сценариев позволяет создавать несколько вариантов отчетов на один и тот же период и сравнивать их между собой. Список сценариев хранится в справочнике. В конфигурации УХ предусмотрены предопределенные виды сценариев «План для лимитов», «Резерв», «Факт». Сценарий «План для лимитов» предназначен для краткосрочного планирования, для среднесрочных и долгосрочных бюджетов создаются отдельные сценарии. 

• В ERP сценарий - версия бюджетного плана, сформированного в рамках одного периода. Создание и хранение сценариев производится в справочнике. В конфигурации предустановленны сценарии «Фактические данные» (идентифицирует фактические данные, имеющиеся в учетной системе) и  «Исполнение бюджета» (применяется для контроля расхода денежных средств).

• В УХ при формировании отчетов (бюджетов) и применении сценариев используются нормализованные периоды, формирующие отдельный иерархический справочник. Возможно создание периодов на основании календарного деления (день, декада, месяц, квартал, год), а также задание произвольного периода. В ERP периоды не являются отдельным элементом определения временной характеристики (продолжительности) бюджета.

• В УХ сведения о валюте хранятся в справочнике. Введенные в форму отчета данные могут быть автоматически конвертированы в любую валюту и в таком виде сохранены в базе. В ERP версии бюджетных планов используют мультивалютные сценарии в валюте операции, в валюте сценария, в валюте управленческого учета, в валюте регламентированного учета.

В обеих конфигурациям можно настраивать аналитики для строк и показателей бюджета

• В УХ справочник «Виды аналитик» включает перечень аналитических разрезов для показателей отчетов (в т.ч. бюджетов). Для выбора данных справочника вида аналитик могут использоваться любые справочники базы. Всего для показателя может быть определено пять аналитических признаков.

• В ERP в качестве аналитик показателей бюджета могут быть Контрагенты, Сотрудники, Договора, Номенклатура и т.д., всего для показателей бюджета могут быть установлены шесть аналитических признаков.

Формирование бюджетов в УХ

Создание и сохранение отчета выполняется в справочнике Виды отчетов. Формирование отчета включает выполнение настроек:

- формирование структуры отчета (строки, колонки, показатели, группы аналитик);

- правила заполнения и проверки значений показателей;

- форматы визуализации отчетов (макеты выходных форм).  

Структура отчета (строки, колонки, показатели, группы аналитики) создается ручным заполнением наименований строк и колонок, после указания всех реквизитов они записываются в справочники Строки отчетов и Колонки отчетов. Данные справочники создаются для текущего отчета и открываются в форме его создания. Аналитическое раскрытие строк и показателей, настраивается в карточке элемента вид отчета на вкладке Группы аналитик. Группа аналитик для строки будет применяться ко всем показателям строки. В группу раскрытия строки бюджета можно включить только три аналитических разреза.

После формирования строк и колонок вызовом команды Показатели открывается форма Генерация показателей. Реквизиты показателей могут заполняться на основании реквизитов строк или колонок, коды и наименования показателей – на основании реквизитов соответствующих строк и колонок будут созданы автоматически. Заполнение показателей возможно двумя способами обработки – Заполнение и Вычисление. Для показателя может быть определен как числовой нефинансовый показатель.

При создании нового отчета автоматически формируются подчиненные элементы других справочников. Одному виду отчета можно задать несколько вариантов настройки справочников, поэтому одному виду отчета можно задать несколько способов заполнения и форм визуализации по одному и тому же набору показателей (макеты отчета). Итоговый формат представления отчета является Экземпляром отчета.

Формирование бюджетов в ERP

Создание и настройка вида бюджета выполняется в справочнике Виды бюджетов. Вид бюджета создается либо для ввода (корректировки) данных, на основании которой создается Экземпляр бюджета, либо для анализа данных, на основании которой создается Бюджетный отчет. Установка формы вида данных бюджета выполняется установкой флажка Использовать данные для ввода плана – если он установлен, то формируется Экземпляр отчета, если нет – Бюджетный отчет.

Статьи бюджетов являются элементами самостоятельного общего справочника Статьи бюджетов с подчиненным справочником Аналитики статей бюджетов, содержащим перечень доступных аналитик строк бюджета. Значения показателей не планируются непосредственно, а рассчитываются автоматически в зависимости от плановых оборотов по связанным статьям бюджетов. Показатели бюджетов являются элементами общего справочника Показатели бюджетов. Нефинансовые показатели содержатся в отдельном справочнике  Нефинансовые показатели.

Связи показателей бюджетов – отдельный справочник показателей бюджетов, для которых с помощью настроек установлено влияние соответствующей статьи бюджета. Связи показателей могут быть настроены непосредственно в данном справочнике либо в списках справочников Статьи бюджетов и Показатели бюджетов при помощи гиперссылок Зависимые показатели и Связи показателя соответственно.

Статьи бюджетов обеспечивают ведение «двойной записи» оборотов по строкам бюджетов – увеличение показателя одной строки обеспечивает уменьшение в другой и наоборот. Для анализа текущих оборотов по статьям бюджетов с отбором по сценарию и периоду планирования предусмотрен отчет Оборотная ведомость по статьям бюджетов. Для проведения план-фактного анализа показателей бюджетов используется отчет Оборотно-сальдовая ведомость по показателям бюджетов. Показатели бюджетов являются, по сути, статьями прогнозного баланса, который можно получить после формирования плановых данных.

Уровень сложности бюджета любой формы задается выбором отображения данных посредством выбора Типа таблицы – простой или сложной. Структура вида бюджета формируется с использованием Конструктора бюджетов, который использует элементы выше рассмотренных справочников, задает формулы для производных показателей, выделяет группы показателей, определяет период планирования.

Экземпляр бюджета располагается в справочнике Экземпляры бюджетов. Плановые данные вводятся в табличном формате по структуре, определенной при формировании вида бюджета. При заполнении осуществляется пересчет показателей и итогов, предусмотрена возможность вычисления и обработки данных с помощью внешнего инструмента MS Excel. Настройка версий позволяет создавать отчет сравнения версий.

Заполнение бюджета в УХ

Заполнение бюджета (отчета) выполняется с помощью формул расчета и процедур. Формулы применяются для заполнения и расчета отдельных показателей, процедуры – для нескольких или всех показателей отчета. Структура формулы включает источник данных (операнд) и правила расчета. Операндами могут выступать текущие и внешние информационные базы, в т.ч. другие отчеты. Порядок выполнения процедуры описывается встроенным языком запросов.

Формулы и процедуры используются в правилах обработки и правилах проверки отчета. Предусмотрено два правила: правило обработки и правило проверки. Для объединения нескольких отчетов в устойчивый комплект можно создать пакет отчетов.

Фактические данные можно вводить документом «Экземпляр отчета» или документом «Отражение фактических данных бюджетирования». При использовании второго документа возможно автоматическое заполнение онлайн после проведения целевого учетного документа либо офлайн обработкой «Заполнение документов отражения факта по бюджетам».

Заполнение бюджета в ERP

Заполнение фактических данных в бюджет выполняется на основе правил получения для каждой статьи и показателя бюджета, которые сохраняются в справочнике  Правила получения фактических данных. Для настройки правил для бюджетов предусмотрен предопределенный сценарий Фактические данные. Правила формируют фактические показатели на основе фактических оборотов по статьям бюджетов и исходных значений показателей бюджетов, получаемых из информационной базы.

Источниками фактических данных могут быть:

- данные оперативного учета;

- данные регламентированного и международного учета;

- произвольные данные.

Режимы правил получения фактических данных:

- по статьям и показателям бюджетов;

- по источникам получения фактических данных.

Особенности настройки бюджетных процессов в УХ и ERP 

В УХ регламентные процедуры создаются самостоятельно без привязки к бюджетам. После разработки их соотносят с конкретным видом отчета, который будет формироваться, согласовываться и утверждаться в соответствии с данным маршрутом. Этапы и стадии бюджетного процесса также отдельно привязываются к пользователям, подразделениям или компаниям группы, которые становятся ответственными по выполнению этапа бюджетирования. После привязки этапов процесса бюджетирования к конкретным исполнителям определяется ответственность по формированию конкретных отчетов.

Несмотря на то, что при регистрации компаний группы в системе можно указать, что организация или подразделение является Центром финансовой ответственности (ЦФО), участником бюджетного процесса они становятся только после распределения ответственности в рамках конкретной регламентной процедуры. Регламентные процедуры не определяют соотношение отчетов между собой, даже если в условиях согласования указана взаимосвязь отчетов. Установление зависимости отчетов обеспечивается настройкой правил заполнения отчетов с указанием в качестве источника данных другого отчета. Перечень видов и количества отчетов является открытым и не ограничивается регламентными процедурами.

Подведем итоги

В качестве заключения можно еще раз отметить, что конфигурации УХ и ERP обладают общностью задач, которые они решают, однако существенно отличаются по инструментам из-за условий, в которых они могут применяться.

УХ оперирует ограниченным по сравнению с ERP объемом данных, но достаточным для формирования консолидированной отчетности и централизованного финансового управления. УХ обладает широкими интеграционными возможностями, является бесспорным лидером среди инструментов сбора и обмена информации компаний. Моделирование отчетов построено по принципу запроса и обработке данных внешних баз, а не заполнения. Наиболее эффективной конфигурация УХ является для групп компаний или управляющих компаний, включающих управление неоднородными по выпускаемой продукции или использующих разные IT-решения автоматизации управления.

Максим Гаврилов,

консультант-аналитик ООО «Кодерлайн»