Содержание:
1. Документооборот: права доступа, автоматическое завершение задач, шаблоны документов
Программа 1С:Документооборот не является исключением в плане выпуска новых улучшенных и оптимизированных версий, поэтому в мае 2016 года фирма «1С» презентовала новую редакцию 2.1, в которой как устранены ошибки, так и добавлены новые возможности.
С момента выхода версии 2.1. было выпущено 11 релизов (последний 2.1.11), но в статье будут представлены ключевые отличия конфигурации «1С:Документооборот редакции 2.1» от редакции 2.0.
1. Документооборот: права доступа, автоматическое завершение задач, шаблоны документов
Настройка прав доступа
В редакции 2.1 на смену группам доступа были задействованы политики доступа, а профилям групп доступа – полномочия.
При этом, полномочия – совокупность готовых ролей, которые могут ограничиваться другими настройками.
Перечень полномочий схож с перечнем профилей групп доступа в редакции 2.0
Но в полномочиях отсутствует настройка по видам доступа, что позволяет пользователям получать права профиля не через группу доступа (как раньше), а напрямую.
Политики доступа дают возможность разграничить права по разрезам. Они распространяются на объекты системы и теряют свою силу при заполненной рабочей группы документа.
Используются общие разрешения и специальные, которые являются исключением из общих. При наличии специальных разрешений действуют только они, при их отсутствии – только общие. Также в специальных разрешениях в сравнении с редакцией 2.0 отсутствует возможность выбирать в разрезе «все разрешены/запрещены, кроме…» указанных значений.
В редакции 2.1 появилась возможность назначать права всем сотрудникам подразделения. А группы пользователей заменены рабочими группами.
В редакции 2.0 права по рабочей группе документа сужают права на объект. А в редакции 2.1, если рабочая группа заполнена, то другие настройки прав теряют свою силу, а приоритетными остаются только права по рабочей группе. Дополнительно в рабочей группе выведена настройка прав на изменение документа.
Автоматическое перенаправление или завершение задач (эскалация)
В новой редакции конфигурации 1С:Документооборот условия можно настроить так, что появится возможность перенаправления или завершения задач. Включение/отключение данной функции связано с настройкой «Использовать эскалацию задач» (Настройка программы 1С Документооборот - задачи).
В самом правиле указывается действие (выполнять/перенаправлять), результат, делегат и условие, при котором оно должно выполняться:
- задача уже просрочена на определенное количество дней/часов;
- задача будет просрочена на конкретный срок;
- задача не выполнена за отведенный срок.
Правила эскалации можно назначать в самом шаблоне процесса или в правиле прописать, какой шаблон документооборота будет использовать данное правило, с детализацией по точкам маршрута. При необходимости задаются дополнительные условия на одноименной вкладке.
В редакции 2.0 возможность автоматического выполнения задач отсутствует, а перенаправление задач выполняется при помощи механизма делегирования всех прав, либо выборочно по областям
Шаблоны (1С:Документооборот)
Шаблоны документов в новой редакции упразднены. Их настройку можно выполнить из формы вида документа, где можно указать правила, по которым будет автоматически заполняться файл 1С:Документооборот, а на закладке Реквизиты документа - установить правила для наименования документа, что позволит унифицировать их названия.
Также в новой версии программы отсутствуют папки шаблонов документов. Все настройки ведутся через виды документов. Теперь папки видов документов отображаются при создании новых документов по шаблонам.
2. 1С:Документооборот: внутренние документы, редактирование файлов с разных ПК, управление проектами по контрольным точкам
Внутренние документы
Учитывая, что в редакции 2.0 вовсе не было возможности вести учет товаров и услуг во внутренних документах, то новая редакция дополнена такой функцией.
За ведение учета товаров и услуг отвечает одноименная настройка в виде документа, которая позволяет заполнять табличную часть значениями из справочника Товары и услуги с последующим автоаполнением в шаблоне файла.
Также для внутренних документов в редакции 2.1 предусмотрена возможность отключать привязку к конкретной организации. Выполняется при помощи снятия настройки Вести учет по организациям.
Но данная настройка обязательна, если для вида документа установлены параметры:
- Является договором;
- Вести учет по номенклатуре дел.
Возможность редактирования файлов с разных ПК
Усовершенствованной возможностью в редакции 2.1 является редактирование файлов пользователем с разных компьютеров на разных операционных системах. Т.е., если файл открыт на одном компьютере, и этот же файл открывается для проведения операций на другом, то система предупредит о том, что файл занят, и предложит закончить редактирование на первом ПК.
Управление проектами по контрольным точкам
В новой версии программы используется инструмент контроля плана проекта – контрольные точки. Они применяются либо параллельно с планом, либо вместо него, и в разрезе уровней контроля, групп ответственных и проверяющих.
Контрольные точки дают возможность производить оценку на предмет вероятности прохождения КТ еженедельно:
· в срок,
· есть несущественные риски,
· под угрозой.
И следить за динамикой изменения оценок. А руководитель проекта может отслеживать КТ, которые находятся под угрозой и уделить им внимание в первую очередь.
3. Документооборот 1С: процессы рассылки уведомлений, заметки, мероприятия, нормативно-справочная информация
Рассылка уведомлений при помощи SMS и всплывающего окна
В редакции 2.0 есть возможность рассылать уведомления только по средствам электронной почты, но в новой версии программы рассылка усовершенствована и дает возможность получать уведомления дополнительно через SMS или в всплывающем окне программы. Но нужно учесть, что для рассылки уведомлений по SMS заключается договор с провайдером для получения параметров подключения.
Заметки
Для удобства работы с программой в новой редакции были добавлены заметки, которые служат личными записями пользователей с ограниченным доступом. Заметки можно группировать по темам, указывать приоритеты, на их основании создавать письмо или запись календаря. И наоборот: на основании письма или записи календаря – создать заметку.
Мероприятия
Мероприятий также коснулись изменения, которые направлены на повышение удобства работы с ними. В карточке вида мероприятия добавлены поля Помещение, Куратор, Длительность.
Программа мероприятия теперь содержит плановое время каждого пункта программы, помимо общей продолжительности. И есть возможность добавить комментарий, чтобы его увидели все участники мероприятия.
Нормативно-справочная информация
Учитывая использование справочника контрагентов под одноименным названием в других прикладных решениях на платформе «1С:Предприятие» и прочих ЕСM и СЭД продуктах, в редакции 2.1 данный справочник также был переименован из Корреспонденты в Контрагенты.
Также, появилась возможность из карточки контрагента посмотреть все документы по нему, где он применяется качестве Отправителя, Получателя, Контрагента.
По контрагенту также можно сформировать отчеты:
- Все по контрагенту – выдает список данных, где контрагент представлен в виде Отправителя, Получателя, Контрагента.
- Лента контрагента – история работы с контрагентом в хронологическом порядке.
Таким образом, в статье приведены 10 ключевых отличий в редакциях 2.0 и 2.1, которые усовершенствуют, упрощают и оптимизируют работу пользователей с программным продуктом 1С:Документооборот. Новшества этим перечнем не ограничиваются. Поэтому для полноты ощущения всех изменений необходимо проводить сравнение непосредственно на практике.
Елизавета Танцюра,
разработчик 1С компании ООО “Кодерлайн”.
