Содержание:
1. Описание поставленной задачи
2. Этапы процесса решения задачи
1. Описание поставленной задачи
Крупная лаборатория (350+ исследователей) столкнулась с проблемами в организации научных совещаний и фиксации принимаемых решений. Ежемесячно проводилось более 50 мероприятий разного формата - от рабочих групп до заседаний научного совета. Существующая система учета в Excel приводила к дублированию информации, потере важных решений и сложностям в отслеживании исполнения поручений.
2. Этапы процесса решения задачи
Настройка системы перед началом работы.
Перед началом работы необходимо подключить в Общих настройках включить работу с мероприятиями.
Мероприятия
Для эффективной работы заполните необходимо заполнить:
· Справочник "Виды мероприятий" (совещания, заседания, планерки и т.д.);
· Шаблоны протоколов (в разделе "Администрирование → Печатные формы");
· Категории вопросов для систематизации повестки дня.
В справочнике «Виды мероприятий» было создано мероприятие с признаком «Протокольное».
Протокольное мероприятие
Для данного мероприятия была настроена обработка с учетом действий мероприятия заказчика.
Проектное совещание
Определены правила обработки действий и ключевые исполнители (роли).
Проектное совещание
Результат:
Реализован комплексный процесс управления протокольными мероприятиями в системе 1С: Документооборот 3.0:
· Специализированными шаблонами для разных типов мероприятий (научные дискуссии, отчеты об исследованиях, экспертные оценки).
· Системой автоматического назначения задач по результатам решений.
· Интеграцией с внутренней АИС для доступа к исследовательским данным.
· Мобильным интерфейсом для удаленных участников.
Основные ключевые улучшения по внедрению 1С: Документооборот 8:
· Стандартизация процессов - единый регламент для всех типов мероприятий.
· Сквозная аналитика - отслеживание взаимосвязи между решениями и результатами исследований.
· Контроль исполнения - автоматический мониторинг сроков выполнения научных поручений.
· Централизованный архив - быстрый поиск исторических решений по тематикам.
Специалист компании ООО "Кодерлайн"
Антон Максимкин