Содержание:
По регламенту документы, которые уже вышли из оперативной работы, отправляются в архивное хранение. Рассмотрим, как происходит этот процесс в ПП 1С:Документооборот 8.3.
1. Формируем дело в ПП «1С:Документооборот 8.3»
В первую очередь мы с вами должны сформировать дело. В ПП «1С:Документооборот 8.3» это делается с помощью справочника «Дела (тома)».
Электронная карточка дела содержит такие сведения:
· наименование по номенклатуре дел;
· номер тома;
· период, за который собраны документы, хранящиеся в деле;
· количество листов;
· место хранения 1С.
Дата начала дела заполняется автоматически датой первого документа, отнесенного к делу.
Поле «Место хранения 1С» содержит информацию о территории и кабинете, в котором хранится бумажный экземпляр дела.
Номенклатура дел выбирается из справочника «Номенклатура дел», в который можно попасть из «Нормативно справочная информация» – «Номенклатура дел».
Этот справочник служит для классификации дел, что позволяет рационально организовать работу с документами в 1С:
· группировать документы в дела по определенной системе классификации, что обеспечивает их сохранность и оперативность поиска;
· присваивать регистрационный номер в 1С согласно разработанной классификации и индексам дел;
· отбирать дела для передачи на архивное хранение;
· отбирать дела с истекшим сроком хранения для дальнейшего их уничтожения;
· учет дел временных сроков хранения.
В карточке «Номенклатура дел» мы можем указать:
· Индекс.
· Год, к которому она относится.
· Организация.
· Заголовок.
· Раздел.
· Категорию (хранения).
· Срок хранения.
На вкладке «Дела (тома)» мы можем видеть, какие дела у нас имеют данную категорию.
И на вкладке «Протокол работы» мы можем видеть, кто у нас работал.
Ознакомившись с настройками, давайте передадим 1 дело в архив в 1С.
2. Порядок передачи дела в архив
Для этого откроем дело «Переписка о финансово-хозяйственной деятельности».
Проставим признак «Дело закрыто».
Создадим на основании «Передача дел в архив 1С».
Как вы видите, все заполнилось автоматически. Остается только нажать «Записать и закрыть».
Сделаем настройки в журнале 1С, чтобы видно было дела в архиве. И видим, что наше дело поместилось в архив.
Вот мы и освоили передачу дел в архив в 1С:Документооборот.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Алексеев Александр
